Organisation de voyages par le CE : comment ça marche ?

25.11 2019
Image Organisation de voyages par le CE : comment ça marche ?

Il n'est pas rare que le CE ou comité d'entreprise décide d'organiser un voyage pour les collaborateurs au sein de l'entreprise. Que ce soit pour une occasion particulière ou l'aboutissement d'un projet, le CE possède l'autorité pour organiser ce type de voyage. Cependant, il existe certaines règles et limites à prendre en compte. Découvrez dans cet article comment fonctionne l'organisation de voyage par le CE.

Les responsabilités du CE dans l'organisation du voyage

Etant donné que le voyage va se dérouler hors du territoire de l'entreprise et que chaque salarié sera sous la responsabilité de celle-ci, le CE se doit de prendre les précautions nécessaires dès le départ, durant le séjour et jusqu'à la fin du voyage.

Le comité n'organise pas lui-même le voyage mais il fait appel généralement à un prestataire externe ou une entité compétente et légale qui saura prendre en charge toute l'organisation. Il peut très bien s'agir d'un tour opérateur, d'une agence de voyages ou encore d'une association spécialisée en tourisme et voyage.

Le CE doit être en mesure de garantir la qualité du voyage en choisissant minutieusement le prestataire. Pour ce faire, il doit demander une copie de l'arrêté préfectoral de l'agence en question ou son immatriculation au sein du registre de voyage. Dans tous les cas, le CE prend toutes les responsabilités même si c'est une entité externe qui organise le voyage.

Les mentions légales concernant les voyages organisés par le CE

Pour que le voyage d'entreprise à l'étranger soit une réussite, il faut que le CE passe au peigne fin toutes les démarches et le déroulement du voyage en respectant les mentions légales qui régissent ce type de voyage.

En premier lieu, le comité est autorisé à demander et vérifier le K-bis du prestataire qui prend en charge le voyage à l'étranger. C'est la première étape pour prévenir les cas de problème financier du prestataire durant le voyage, auquel cas le CE sera remboursé.

Ensuite, il est du devoir du CE de communiquer des informations exactes et précises aux salariés concernant le voyage et son déroulement. Selon la loi, un séjour qui dure plus de 24 heures est considéré comme un voyage.

D'autre part, la loi indique que tant que le voyage implique une activité caritative, sportive, culturelle, sociale ou bien éducative, le CE est en droit de l'organiser pour les salariés si les formalités sont respectées. N'hésitez pas à confier votre voyage d'entreprise à des agences spécialisées comme Bourse des Vols.

Le choix du type de voyage organisé par le CE

Bien que l'organisation et le respect des formalités soient importants pour la réussite d'un voyage d'entreprise, le choix de la destination et des activités à faire durant le séjour constitue une priorité.

Le CE doit sonder les salariés pour connaître leur avis et leurs désirs, sachant que la décision finale revient à lui. L'objectif est de captiver les salariés pour que le voyage puisse apporter le résultat attendu aussi bien pour l'entreprise que pour les collaborateurs. N'hésitez pas à vous renseigner auprès de professionnels tels que Bourse des Vols pour voir les bons plans.

Par exemple, il peut s'agir d'un voyage à thème tel qu'un voyage balnéaire, un séjour spécial découverte ou un voyage de rencontre. Il est important de connaître les besoins des salariés car le voyage organisé par le CE leur sera bénéfique dans ces conditions.